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Los eventos, si se trata de una tweetup local, un juego de campeonato o de la conferencia más grande del mundo, pueden ser muy difíciles de planificar, promover, y ejecutar. Pero el resultado final puede ser increíble, y es por eso que tenemos que planificar en primer lugar.

Si  necesitas trabajar con los organizadores, generar ruido, o compartir fotos de fiestas, los medios de comunicación social pueden ser el arma principal en tu arsenal. Además del poder de compartir, tienen la capacidad de correr la voz, aumentar el conocimiento, y lograr tus metas.

Numeros organizadores de conferencias y eventos han llegado con formas únicas y de gran alcance para promover y planificar a través de las herramientas de los medios sociales. Esta guía le ayudará a entender cómo los medios de comunicación social pueden potenciar y conducir un evento, paso a paso:

Paso 1. Planifica con las herramientas de los medios sociales

Al igual que en cualquier caso, el primer paso es planificar. Esto va más allá de la logística simple – se trata de lugares, programas, y la gente que te ayudará a lograr que esto suceda. Si vas a invitar a las personas para una  pequeña comida o estás planeando una reunión, aquí tienes algunas de las herramientas útiles de los medios de comunicación social para comenzar la planificación:

Skype: Usa Skype para llamadas de conferencia y chats sobre planificación de eventos. Todos aportan sus ideas de ida y vuelta a través de vídeo o audio, y puede hacer avanzar el proceso de intercambio mucho más rápido. Gchat y TokBox también son rápidos y fáciles, para realizar conversaciones de audio y vídeo.

PBworks: El wiki es una plataforma ideal para la planificación de eventos – es fácil agregar notas, editar la información, y organizar el contenido. Ambas opciones MediaWiki (el software que se ejecuta Wikipedia ) y PBworks (antes PBwiki) son buenas, pero PBworks ha sido un favorito de los organizadores debido a sus características de negocio, una mejor distribución de las caractrísticas del documento, y las notificaciones de RSS.

Google Calendar y Google Docs: Asigna tareas y reuniones con una agenda de colaboración como Google Calendar y trabaja conjuntamente en la información de tu caso, con programas como Google Docs.

Si  necesitas una colaboración más detallada de archivos y sistema de calendario, considera Basecamp, una solución para la gestión de proyectos. CalendarHub es también una buena herramienta de calendario, con los feeds y la programaciónde eventos.

Paso 2. Organizando e invitando

Una vez que  el plan básico está en marcha, es hora de empezar a invitar a algunas personas. Esto es diferente a la promoción – nos estamos asegurando de que invites a los clientes clave, los oradores, la familia, y el que sea más importante para el éxito de tu reunión, conferencia o partido.

PBworks es una vez más una gran herramienta para mantener la información sobre el evento organizado – se puede publicar las listas de invitados, listas de oradores, y mucho más con PBworks. Pero si buscas algo más profesional, te sugerimos la creación de un blog: Crear y publicar actualizaciones de un blod de WordPress o Drupal, generalmente vale la pena.

Para la  invitación y organización de las listas de invitados, asegúrate siempre de crear un evento de Facebook  – este será uno de los primeros lugares donde tus invitados van a buscar información del evento. Puedes ir más allá de una simple invitación de Facebook, y añadir énfasis: Anyvite y Eventbrite son dos soluciones sólidas para invitar a los huéspedes que incluyen RSVPing y características de personalización.

Paso 3. Promoción y distribución

La promoción es la clave para cualquier encuentro exitoso. Sin ella, no se atrae a la gente interesante que en la estás intersado. Hay varios niveles de promoción y docenas de herramientas de medios sociales disponibles, lo suficiente como para escribir otro artículo, pero sólo pondremos de relieve algunos de las más detalles importantes.

En primer lugar, asegúrate de tener como tantos canales de distribución disponibles como sea posible. Tus huéspedes potenciales o asistentes deben ser capaces de encontrarte fácilmente que en Facebook, Twitter, Tuenti, Flickr, YouTube, y para eventos de negocios, LinkedIn.

Twitter, Tuenti y Facebook deberían ser tus principales herramientas de promoción – estan construídas para la difusión de mensajes. En Facebook, asegúratede crear una página de Facebook – es mejor que los grupos, ya que puedes aparecer en el Alimentador de noticias, cada vez que actualizas  la página. Crear un evento en Facebook también es clave, así también que los  invitados y miembros actualicen su propio status con enlaces al acontecimiento. La clave en Twitter es el retweeting y el hashtags: asegúrate de tener un evento hashtag y promoverlo, y pedir retweets de la información más importante.

Si es posible, todas estas cuentas deben vincularse a un blog central, PBworks, o la página del evento. Si estás usando un Anyvite o un evento en Facebook como tu método de distribución principal, debes estar seguro que hay enlaces a cada uno de estos medios de comunicación social.

Paso 4. Optimiza el evento para compartirlo en la Red Social

Cuando llegue el día y todo el mundo está arrivando, asegúrate de mantener a la gente feliz y de haber optimizado tu evento para crear alboroto adicional. No has hecho todo este trabajo sólo para que la gente se queje en Twitter, ¿verdad?

Ten inalámbricos de alta velocidad disponibles – esto permite a las personas tweetear y conversar con más facilidad. Promover la siguiente cuenta del evento de Twitter para actualizaciones del evento. No te olvides de tener una hashtag única para el evento. Tener también una página web, o incluso una pizarra gigante donde las personas puedan compartir su información de contacto con los medios de comunicación social.

Para las personas que no pueden asistir al evento, considera el establecimiento de streaming en directo. Servicios de video en vivo como Ustream y Mogulus te permitirán emitir las secciones clave de los acontecimientos. No tienes que emitir todo – solo las cosas buenas. Si no puedes emitir en stream, lo puedes subir después en vídeos a YouTube.

Por último, y lo más importante, escuchar a tu público -¿ se quejan de un orador específico, la comida, la falta de respuesta? Atiende a sus necesidades mediante el seguimiento de la conversación de Twitter para un gran evento. Para pequeños eventos, simplemente pídeles su opinión o pon una encuesta online que puedan llenar.

Paso 5. Comunicación en los medios sociales después del evento

Contrariamente a la creencia popular, el evento no termina cuando todo el mundo se va. Todavía queda mucho por hacer para asegurarte de que el evento deja una impresión duradera, especialmente si tienes la intención de realizar eventos futuros o incluso un proyecto anual.

En primer lugar, asegúrate de continuar la comunicación con todos los asistentes. La página web donde los usuarios pueden añadir su información de contacto de los medios sociales de comunicación es de vital importancia para este fin, al igual que los correos electrónicos a los que probablemente tengas acceso. Envia agradecimientos, actualizaciones, e información.

A continuación, no te olvides de compartir todos los medios de comunicación generados por el evento. Subir fotos a la cuenta de Flickr y publicar videos en YouTube (Vimeo y Viddler también son buenas alternativas).

Mantén la comunicación

La buena comunicación es fundamental para el éxito de cualquier reunión. Incluso si es sólo un evento por única vez, mantenerse en contacto con todos los que asistieron, podría resultar valioso para futuros contactos o amistades de por vida. Promueve las redes sociales y la buena comunicación siempre que estés  planificando y ejecutando un evento, y el espectáculo a su vez, será más atractivo y popular de lo que te hayas imaginado.

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